Tens la sensació que passes el dia apagant focs i que el que de veritat importa sempre queda per a la setmana que ve? No ets l’única persona. És el problema més habitual de la gestió del temps en una pime: tot sembla urgent, i el que és important no troba mai el moment.
Una de les eines més senzilles per sortir-ne és la matriu d’Eisenhower. T’explico com funciona, amb exemples d’una petita empresa, i et deixo una plantilla gratuïta per començar a fer-la servir aquesta mateixa setmana.
freepik.es
Què és la matriu d’Eisenhower?
La matriu d’Eisenhower és una manera d’ordenar les tasques segons dues preguntes:
- És urgent? Demana atenció ara mateix o té una data límit molt propera.
- És important? Té un impacte real en els teus objectius, els teus clients o el teu negoci.
Amb aquestes dues preguntes surten quatre caselles, i cada una et diu què has de fer amb la tasca: fer-la, planificar-la, delegar-la o eliminar-la.
Porta el nom de Dwight D. Eisenhower, general i president dels Estats Units, a qui s’atribueix la idea que el que és important rarament és urgent, i el que és urgent rarament és important. Anys després, Stephen Covey la va fer popular al llibre The 7 Habits of Highly Effective People.
Matriu d’Eisenhower: fer, planificar, delegar i eliminar
Urgent i important: quina diferència hi ha?
És el centre de tot el mètode, i és on la majoria ens confonem.
- Urgent vol dir que té pressa. Un correu que espera resposta, una trucada, un client que reclama. Les tasques urgents ens criden l’atenció i ens fan sentir productius.
- Important vol dir que té conseqüències. Preparar el pressupost de l’any, millorar la web, formar l’equip, revisar els números. Les tasques importants no criden: si no les planifiques, no les fas mai.
El problema és que el dia a dia ens omple de coses urgents, i les importants van quedant enrere fins que es tornen urgents. I aleshores ja les fas tard i malament.
Com funciona la matriu, casella per casella
1. Important i urgent: fes-ho ara
Tasques amb una data límit propera o que, si no les fas, tenen conseqüències directes.
Exemples en una pime: una comanda que s’ha d’enviar avui, una avaria que impedeix treballar, l’entrega d’un projecte a un client, presentar un impost que venç aquesta setmana.
Aquestes no es discuteixen: s’han de fer. L’objectiu és que n’hi hagi poques, perquè moltes d’aquestes tasques són importants que no vas planificar a temps.
2. Important i no urgent: planifica-ho
És la casella més valuosa i la més oblidada. Aquí hi ha el que fa créixer el negoci a mitjà termini.
Exemples: preparar la campanya de Nadal, millorar la fitxa de Google, automatitzar una tasca que es repeteix, fer el pla de màrqueting, revisar els preus, formar-te.
El truc és donar-li dia i hora a l’agenda, com si fos una reunió amb un client. Si no hi és a l’agenda, no passarà.
3. Urgent i no important: delega-ho
Tasques que demanen atenció immediata però que no necessiten que les facis tu.
Exemples: respondre consultes repetides, buscar un document que algú necessita, algunes trucades i reunions, tasques administratives senzilles.
Delegar no vol dir només passar-ho a una altra persona. També pot voler dir automatitzar-ho: respostes preparades, un formulari que ordena les consultes o una eina que ho fa sola.
4. Ni urgent ni important: elimina-ho
Tot allò que ens ocupa temps sense aportar res.
Exemples: mirar les xarxes socials «un moment», reunions sense objectiu, revisar el correu cada cinc minuts, informes que no llegeix ningú.
No cal ser radical: un descans és necessari. Però val la pena ser conscient de quant de temps se’n va en aquesta casella.
Com aplicar-la pas a pas
- Fes una llista de tot el que tens pendent. Sense filtrar: tasques grans, petites, de feina i d’administració.
- Posa cada tasca a la seva casella. Pregunta’t per a cada una: és urgent? És important?
- Comença per la casella 1, però reserva a l’agenda temps per a les tasques de la casella 2.
- Decideix a qui o a què delegues les de la casella 3.
- Esborra les de la casella 4.
- Repeteix-ho cada setmana. Deu minuts el dilluns al matí són suficients.
Si al cap d’unes setmanes veus que la casella 1 sempre és plena, és un senyal: hi ha tasques importants que no estàs planificant, o massa feina per a les persones que sou.
Descarrega la plantilla gratuïta
He preparat una plantilla per imprimir i omplir cada setmana, amb les quatre caselles i un recordatori del que toca fer a cada una.
Descarrega la plantilla de la matriu d’Eisenhower (PDF)
Eines per gestionar el temps i les tasques
Si prefereixes fer-ho en digital, moltes eines de tasques permeten organitzar-les per prioritat o per caselles:
- Trello: crea quatre llistes, una per casella, i mou les targetes.
- Notion: té plantilles de matriu d’Eisenhower fetes.
- Asana i Monday: per a equips, amb prioritats i dates.
- Google Tasks o la teva agenda: per bloquejar temps per a les tasques importants.
A l’article sobre eines de gestió de projectes en tens una comparativa.
Conclusió
La matriu d’Eisenhower no és cap fórmula màgica, però t’obliga a fer-te una pregunta que el dia a dia no et deixa fer: això és important, o només és urgent?
Prova-la durant un mes amb la plantilla. I si veus que bona part de la casella 3 són tasques repetitives que es podrien automatitzar, en parlem.
Consultor digital a Manresa. SEO local, SEO, GEO, intel·ligència artificial i webs per a pimes des de 2019.
